Avez-vous constaté que certains e-mails sont faciles à lire et rapides à traiter ? Lorsque vous recevez un message clair, vous êtes bien disposé à l’égard de son émetteur et encouragé à lui répondre rapidement. Comment faire gagner du temps à vos correspondants et augmenter vos chances d’obtenir une réponse rapide et complète ? Voici 7 bonnes pratiques rédactionnelles qui vous y aideront.
1. Rédigez un objet signifiant pour votre destinataire, c'est-à-dire qui indique à votre destinataire, dans l’ordre suivant :
- ce dont vous lui parlez (le thème de votre message) ;
- ce qu’il doit faire (l’action attendue par rapport à ce thème) ;
- pour quand (l’échéance de l’action à entreprendre, s’il y en a une) .
Exemples :
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Rapport mission X — à valider — pour 30/11 |
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Formation e-mail 3/12 — participation à confirmer — pour 20/11 |
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Réunion projet Y 15/11 : à reporter — vos disponibilités pour nouvelle date ? |
(Un précédent billet vous en dit plus sur l’objet de vos e-mails : en quoi aide-t-il votre destinataire à gagner du temps et comment le formuler efficacement)
2. Placez l’information la plus importante pour le lecteur à un endroit où il la verra :
- au début, si tout votre message est une information ;
- à la fin de votre message, s’il s’agit d’une demande que vous devez d’abord justifier. Dans ce cas, vous mettrez visuellement en évidence votre demande, en caractères gras par exemple.
Exemple :
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Bonjour à tous,
Notre réunion pour le projet Y, initialement prévue le 15/11, doit être reportée. En effet, Mme Dubois et M. Durant, de notre département commerce extérieur, doivent impérativement se rendre à l’étranger du 12 au 16/11.
Les disponibilités de notre équipe pour la nouvelle date de réunion sont :
Pourriez-vous me dire pour le 9/11 au plus tard lesquelles de ces dates vous conviendraient ? Vous serez ainsi avertis de la date choisie dès le 12/11.
Cordialement, Pierre Desmaret Chef d’équipe |
En faisant clairement ressortir vos messages-clés, vous vous assurez que votre lecteur lit au moins cette partie de votre texte.
3. Faites des phrases très claires, c’est-à-dire :
- des phrases courtes, de maximum 20 mots ;
Exemple :
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Évitez : |
Préférez : |
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Pourriez-vous me dire pour le 9/11 au plus tard lesquelles de ces dates vous conviendraient, de manière à ce que vous soyez avertis de la date choisie dès le 12/11 ? |
Pourriez-vous me dire pour le 9/11 lesquelles de ces dates vous conviendraient ? Vous serez avertis de la date choisie dès le 12/11.
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- des phrases structurées avec logique, qui suivent l’ordre :
Qui Fait Quoi À qui [où/quand/comment/pourquoi]
Exemple :
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Évitez : |
Préférez : |
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Vous serez ainsi avertis, dès le 12/11, de la date choisie. |
Vous serez avertis de la date choisie dès le 12/11. |
Exemple :
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Évitez : |
Préférez : |
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Les objectifs que nous souhaitons atteindre lors de ce congrès sont :
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Les objectifs que nous souhaitons atteindre lors de ce congrès sont :
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Votre lecteur n’aura ainsi aucune difficulté à comprendre et mémoriser votre message, même s’il le lit en diagonale (ce que nous faisons tous avec les e-mails que nous recevons !).
4. Adressez-vous à votre lecteur et posez-lui des questions.
Exemple :
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Évitez : |
Préférez : |
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Je souhaiterais connaître, pour le 9/11 au plus tard, les dates qui conviennent à la majorité d’entre vous. |
Pourriez-vous me dire pour le 9/11 lesquelles de ces dates vous conviennent ? |
En interpellant votre lecteur (« vous »), vous l’impliquez dans votre message ; en lui posant une question, vous attirez son attention et l’encouragez à réagir.
5. Présentez-lui les choses positivement et soulignez son avantage.
Exemple :
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Évitez : |
Préférez : |
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Sans réponse de votre part pour le 20/11, je ne pourrai garantir votre participation à l’atelier de votre choix. |
Pourriez-vous me confirmer l’atelier auquel vous souhaitez participer avant le 20/11 ? Vous serez ainsi certain d’avoir une place dans l’atelier choisi. |
Votre lecteur acceptera mieux votre message et sera plus motivé pour vous répondre.
6. Donnez à votre message une mise en page qui facilite la lecture rapide : paragraphes, intertitres, listes à puces, numérotation, mots-clés en gras.
Exemple :
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De : AV
Bonjour G*,
Merci de bien vouloir tester le didacticiel de Rédaction claire.
N’hésitez pas à me téléphoner (0494/000000) si vous avez une question.
Merci encore et au plaisir de vous rencontrer vendredi, A* |
Une mise en page claire rend le message attrayant et donne déjà du sens au lecteur qui survole le message.
7. Saluez votre destinataire en utilisant des formules « CCC » : courtes, conviviales, contemporaines.
Par exemple:
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Pour commencer : |
Bonjour Madame, Bonjour Alain, |
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Pour terminer : |
Meilleures salutations, Cordialement, |
Vous trouverez d’autres formules dans ce tableau une explication sur le sens exact de l’expression « Bien à vous » dans ce billet.
Saluer et prendre congé de manière brève de votre correspondant contribueront certainement à installer ou maintenir avec lui une relation de qualité.
Une contribution à la lutte contre l’ « infobésité »
Bien sûr, le gros problème des e-mails reste l’ « infobésite » (la surcharge d’informations) dans nos boîtes de réception, qui nous fait dire « Au secours, les e-mails nous envahissent ! » C’est pourquoi la formation « L’e-mail au service de la communication », commence par un chapitre sur l’utilisation adéquate de l’e-mail, afin de limiter le nombre d’e-mails envoyés. Et je recommande aux participants de suivre, en complément à cette formation sur la communication par e-mail, une formation complémentaire sur la gestion efficace des e-mails dans la boîte de réception, organisée par exemple par un de mes bureaux partenaires : Performance Partners.
Mais si, en amont, vos e-mails sont très clairs et vont droit au but, vos destinataires seront déjà ravis du temps que vous leur ferez gagner… et vous économiserez ainsi le vôtre, en ne devant pas les relancer et en recevant des réponses rapides et complètes à vos messages.
Bref, économisez le temps de vos correspondants et le vôtre : rédigez des e-mails clairs !
Anne Vervier
P.-S. Voici une fiche aide-mémoire qui synthétise les 7 bonnes pratiques énumérées ci-dessus : vous pouvez la télécharger et l’avoir ainsi sous la main lorsque vous rédigez vos e-mails.
P.-s. 2: En complément à ce billet, vous trouverez sur le blog d'Olivier Moch quelques excellents conseils pour utiliser l'e-mail adéquatement.
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Crazydiver (mercredi, 06 février 2013 17:31)
Merci pour ces bons conseils ... simples et efficaces
123 (jeudi, 25 juillet 2019 10:38)
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BrainAlbert (mercredi, 13 novembre 2019 22:59)
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123 (jeudi, 12 décembre 2019 22:10)
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Hoyle.Rebecca (lundi, 06 janvier 2020 05:59)
perseverance can conquer any one **.