Manager: guider plutôt que réécrire

La responsabilité du manager

Manager, responsable d’une équipe, vous passez un temps non négligeable à corriger voire réécrire les textes de vos collaborateurs. Car vous souhaitez -et vous avez raison- que les écrits de votre entreprise donnent une image positive de celle-ci.

Le temps de la révision

Parfois, ou souvent, vous trouvez ce travail de révision lassant. Les mêmes erreurs reviennent. Vous déplorez les lacunes en orthographe de vos jeunes collaborateurs. Vous relisez trois fois leurs phrases kilométriques en vous demandant ce qu’ils ont bien voulu dire. Vous êtes intrigué par leur manque de capacité à enchaîner les idées logiquement. À juste titre, vous estimez que vos tâches de manager ne devraient pas inclure de la correction langagière et rédactionnelle.

D’autres fois, faute de temps, vous laissez passer des textes pas très clairs, contenant quelques fautes. Vous savez, pourtant, qu’ils nuisent à votre entreprise. En matière d’efficacité autant que de crédibilité.  

Vous vous retrouvez donc devant ce dilemme : comment faire en sorte que les textes que vous devez valider servent la communication de votre entreprise, sans que vous deviez pour cela passer des heures à les réécrire ?

Le coaching rédactionnel en 3 étapes

Je vous propose d’abandonner vos tâches de correcteur-copywriter pour un rôle de coach rédactionnel. C’est-à-dire de ne plus corriger et réécrire le texte de votre collaborateur, mais de mettre en place trois interventions pour guider progressivement et efficacement vos collaborateurs vers la rédaction de textes clairs.

Pour cela, vous interviendrez aux trois étapes suivantes du processus de rédaction. 

1.  Définir le public et l’objectif du texte

Lors de la commande du texte, vous définirez avec votre collaborateur : le public auquel est destiné le texte, l’objectif qu’il doit permettre d’atteindre et le message essentiel qu’il doit transmettre. À ce stade, il est important de rappeler au rédacteur que le destinataire de son texte n’est pas sa hiérarchie. Que les informations du texte doivent répondre aux besoins présumés du public cible. Que le langage utilisé doit correspondre aux connaissances linguistiques du lecteur. 

2.  Vérifier la pertinence et l’enchaînement des idées

Vous demanderez alors à votre collaborateur de vous soumettre le plan de son texte lorsqu’il l’aura structuré. Vous pourrez ainsi vérifier avec lui si les informations présentées sont pertinentes par rapport aux attentes du public cible. Et vous vérifierez si leur enchaînement sert l’objectif de communication à atteindre.

3.  Guider vers la réécriture plus claire

Enfin, lorsque vous relirez le texte rédigé, vous éviterez d’y corriger ou réécrire des mots, des phrases ou des paragraphes. Vous noterez plutôt des commentaires encourageant le rédacteur à réécrire lui-même son texte.  Quelques exemples.

• Pour une faute de grammaire, vous écrirez « vérifiez le sujet du verbe pour accorder ce dernier correctement ».
• Pour un mot trop technique ou trop abstrait : « Employez un mot que votre public cible connaîtra et comprendra ».
• Pour une phrase trop longue : « Coupez votre phrase en deux phrases courtes, contenant chacune une idée ».
• Pour une phrase ou un paragraphe long et obscur : « Je ne comprends pas où vous voulez en venir. Quelle est l’idée principale ? Écrivez-la en une phrase courte, au début de votre paragraphe ».
• Pour un style exagérément administratif et formel : « Étant donné le contexte de la communication (un courrier pour le grand public, par exemple), remplacez cette formule ampoulée par une tournure du langage courant ».  
• Pour une page entière de texte compact : « Aérez votre texte : faites des paragraphes pour les diverses parties, donnez-leur un intertitre, numérotez vos parties ».
• Pour un texte dont l’idée principale ne ressort absolument pas : « Placez le message principal (vous écrivez lequel) en évidence : dans un chapeau, au début et/ou à la fin d’une partie, en caractères gras, dans un résumé opérationnel pour un long rapport ».

Soyez attentif, lors de cette relecture commentée, à noter également les parties bien rédigées par votre collaborateur. Ainsi, lorsque je lis une idée expliquée clairement par une liste à puces cohérente, je dessine un sourire et commente : « Bravo : votre énumération est très claire, car chaque puce commence par un mot de la même famille (un verbe à l’infinitif, par exemple)». Ou « Bon argument, très bien placé ». Ou encore : « Style très convivial et accrocheur : on a envie de vous suivre ».

Un truc pour économiser votre temps

Vous vous dites peut être que vos tâches ne vous laissent guère de temps pour ce travail de commentaires. Dans ce cas, communiquez oralement vos remarques à votre collaborateur. Mais en gardant cette direction : indiquez-lui très précisément les aspects à améliorer dans sa rédaction. Par exemple : « Vous avez une bonne maitrise de la langue française : votre texte est linguistiquement tout à fait correct. Mais je dois parfois relire vos phrases pour les assimiler, car elles sont longues. Relisez-vous attentivement et remplacez les phrases longues par plusieurs phrases courtes. En suivant ce principe : une idée, une phrase ». 

Une progression lente, mais sûre vers la production de textes clairs

Bien sûr, en adoptant ce type de relecture, vous devrez renoncer à ce que le texte final soit rédigé de la manière dont vous l’auriez écrit. Mais si vous voulez que vos collaborateurs gagnent en autonomie et si vous souhaitez gérer votre équipe de manière plus rentable, je vous conseille de préférer un texte suffisamment clair réécrit par votre collaborateur à un texte parfait écrit par vous-même. En effet, en remplaçant la correction-réécriture par le coaching rédactionnel, les bénéfices seront triples. 

• Vos collaborateurs, encouragés par vos sourires, seront motivés pour soigner la qualité de leurs écrits ; et guidés par vos commentaires, ils acquerront petit à petit les pratiques rédactionnelles qui rendent un texte clair.
• Le temps que vous passerez à relire les textes diminuera au fur et à mesure qu’ils seront d’emblée plus clairs.
• Des textes clairs contribueront grandement à améliorer l’image et le succès de votre entreprise auprès de ses clients.  

Alors, Mesdames Messieurs les managers, prêts à troquer votre stylo rouge de correction pour un crayon d’indications vers la rédaction claire ?

 Anne Vervier

Pour en savoir plus :

Le coaching rédactionnel est expliqué en détail dans le chapitre « Comment améliorer les écrits de son organisation ? Encourager et guider vers la Rédaction claire en 5 bonnes pratiques » dans le livre Rédaction claire, 40 bonnes pratiques pour rendre vos écrits professionnels clairs et conviviaux.