Courrier administratif: un "avant/après" exemplaire

Il y a quelques semaines, je reçois le courrier suivant de mon entreprise de titres-services. Ce courrier est authentique : j’y ai toutefois retiré tout nom propre qui permettrait d’en identifier l’émetteur.

Je lis le début : Ce courriel vous est adressé à titre d’information et, quelques lignes plus bas (en gras et surligné en rose) : À partir du 1er janvier 2014, un titre-service coûtera 9 EUR. Je connaissais cette information. Je ne vais donc pas plus loin et classe ce courrier dans mon dossier « aide-ménagère ».

Quelques jours plus tard, je reçois exactement le même courriel. Intriguée, je le lis attentivement. J’y lis, alors, à la 7e ligne, la phrase : Sodexo nous informe qu’il serait temps pour vous d’alimenter votre compte personnel; et à la 18e ligne : Auriez-vous la gentillesse d’alimenter votre compte et de prévoir une réserve afin que nous puissions récupérer notre argent. J’avoue, assurément, que je n’avais pas du tout vu cette demande lors du premier envoi !

Après avoir examiné attentivement ce courrier, je l’ai réécrit. En poursuivant un triple objectif :

• que le lecteur comprenne immédiatement ce qu’on lui veut ;
• qu’il soit motivé pour faire ce qu’on lui demande de faire ;
• qu’il ait une image professionnelle et favorable de l’émetteur : l’entreprise de titres-services.

Les 10 techniques rédactionnelles utilisées pour cette réécriture sont détaillées dans le billet : Courrier administratif: réécriture commentée.

Le courrier original est -osons le mot- un torchon. Pourquoi ? À cause du peu de soin accordé à sa construction et sa rédaction. Ce manque d’investissement peut coûter cher à son émetteur.

Inversement : être attentif à produire des courriers clairs peut rapporter gros à la personne ou l’organisme émetteur : efficacité augmentée, économie de temps et d’argent, confiance et fidélisation du client, respect des droits de l’émetteur et du destinataire.

Alors, à quoi ressemblera votre prochain courrier ?

Anne Vervier

Pour aller plus loin :

• Vous trouverez l’analyse minutieuse du premier courrier et l’explication détaillée des techniques de réécriture employées dans le second courrier dans le billet Courrier administratif: réécriture commentée.
• Vous trouverez un exposé de ce que vous coûtera un texte peu clair et surtout de ce que vous récolterez à produire des textes clairs dans le billet Bénéfices des textes clairs.

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